陷阱一：不讀《運輸指南》，頻遇難題。
《運輸指南》是展品運輸代理在每個展覽會開幕前制定的一份實用性文件。通過相關(guān)逾徑分發(fā)到參展商手中，以便相關(guān)人員能及時了解展品運輸中的相關(guān)環(huán)節(jié)，及時應(yīng)對緊急問題。為了保證展品運輸?shù)陌踩裕苊庹蛊吩谡麄€運輸、裝卸和展臺就位的全過程中出現(xiàn)損壞與丟失展品的現(xiàn)象，《運輸指南》對參展展品的包裝、嘜頭、運輸保險提出了相關(guān)的規(guī)定和建議，對超重、超限展品的運輸、裝卸和展臺就位也做出了相應(yīng)的提示。大了保證運輸代理在展覽品從抵達(dá)指定的港(站) 開始到展臺就位的這段時間里，有充足的時間完成展品的報關(guān)、報檢、提貨、運輸、查驗、熏蒸處理等必要的手續(xù)和操作過程。收到《運輸指南》后，可以組織相關(guān)人員認(rèn)真看一看，讀懂了再干可以少走彎路。
陷阱二：少繳關(guān)稅，壓低價格，自找苦吃。
出國參展需要辦理展品和運輸單證、海關(guān)手續(xù)、保險手續(xù)，但是，各國對單證具體要求可能不一樣，需要事先了解，并相應(yīng)做好準(zhǔn)備。為了方便通關(guān)，所有展品都必須標(biāo)價、申報。出售品需要標(biāo)價，其他展品和用品比如禮品、宣傳品、自用品、招待品、道具等即使是無商業(yè)價值，也需標(biāo)價。有些參展企業(yè)為了少繳關(guān)稅，在展品清冊上做手腳，將貨物價格標(biāo)得很低。這也許會省一些小錢，但會得不償失，自找苦吃。海關(guān)人員有許多辦法對付未如實中報者。一旦被認(rèn)定瞞報貨值，會繳納數(shù)倍罰款，展品被扣押。
展品若受損，保險公司將按報關(guān)清冊賠償。因此，參展商還是如實申報為好。
陷阱三：心存僥幸，不買保險，得不償失。
運輸險是展品在運輸和展覽過程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按展品清單上的價格辦理保險手續(xù)。一般可辦理一切險種，并取得保險單。保險期從展品在國內(nèi)倉庫發(fā)貨至運回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。建議參展商根據(jù)自己展品的實際情況加上附加險，如它可以提供盜竊險和破損險的保護(hù)。在運輸途中發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證，若無法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。忠告您:一旦出險，現(xiàn)場取證最重要。
陷阱四：標(biāo)簽標(biāo)注不詳，運輸延誤。
在國內(nèi)，參展樣品的包裝通常由參展企業(yè)工作人員解決。包裝一定要做到細(xì)致入微，要在貨物的包裝箱上將標(biāo)簽填好，企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展臺號、日期、貨物名稱等細(xì)節(jié)都要寫清楚。這些雖然是細(xì)節(jié)，但很容易產(chǎn)生麻煩。有的企業(yè)只寫展覽館的名稱，沒有寫展會名稱，就會耽誤運輸。比如法蘭克福展覽中心很大，經(jīng)常同時舉辦兩個或者三個展覽會。如果展會名稱不清楚，運輸商就不知道該將展品送到哪個館。
企業(yè)名稱和日期也應(yīng)明確。企業(yè)在公司所在地發(fā)貨經(jīng)常會遇到這樣的情況，企業(yè)找的運輸商常常為了壓低成本，特貨物轉(zhuǎn)包出去展品經(jīng)常會被兒次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運輸實力的公司把貨物集中起來統(tǒng)一發(fā)貨。由于幾經(jīng)轉(zhuǎn)手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。如果貨物標(biāo)簽上公司名稱不清楚，展覽會的運輸代理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參加展覽會的展品。在展覽旺季，展覽會的運輸商每天收到的貨物很多，常常分屬不同的展覽會。因此，展品運輸時標(biāo)簽的內(nèi)容就顯得格外重要，一旦沒有寫清楚，就容易造成貨物丟失或進(jìn)錯場館的情況。
一些大件設(shè)備，比如紡織機(jī)械等，基本都是大廠商生產(chǎn)的，他們參展通常會自己派車將貨物運到展覽會。如果不是自己運輸，展品包裝外的標(biāo)識更要全面。這些方面，B美國家比較規(guī)范。比如在較大設(shè)備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標(biāo)志，表明這里是可以用來吊的位置。另外，機(jī)器的重量、重心、方向等都有清楚的標(biāo)志。這樣，展品進(jìn)場時工人搬運操作起來就不會把貨物碰壞。如果展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外而要特別注明易碎標(biāo)志。如果展品不能倒放，也應(yīng)該標(biāo)明清楚。因為在航空運輸展品進(jìn)不了艙門時，運輸人員如果看到不能倒放的標(biāo)志，就不會倒放，而會建議該展品換飛機(jī)或者采取其他的運輸方式。
陷阱五：雇用游擊隊搬運工，展品受損，無人買單。
目前，很多展覽館管理不善，展覽館內(nèi)常常有一些游擊隊式的搬運工。他們看見參展商進(jìn)來就蜂擁而上，以極低的價格承攬搬運業(yè)務(wù)。他們的價格雖然很低，但是服務(wù)的安全性沒有保證。
游擊隊式的搬運工在搬運過程中發(fā)生貨物損壞時，通常的辦法就是逃跑。有的甚至本身就不是真正的搬運工，因此在搬運過程中，常常會有盜竊展品的事件發(fā)生。游擊隊式的搬運工雖然價格便宜，但是參展商圖便宜發(fā)生展品損傷的問題是沒有辦法解決的。
參展企業(yè)的工作人員也不宜加入展品卸載工作，一旦出現(xiàn)展品損傷，責(zé)任難以分清。一般情況，組展商與指定的展品運輸商都會有合同在先，如果在搬運中出現(xiàn)展品或人員的損傷，可以找展品運輸商要求一個合理的解決方式。
陷阱六：無視展品運輸跟蹤，無奈“開天窗”。
現(xiàn)在很多參展企業(yè)都是全委托組展商或運輸公司辦理展品運輸，而企業(yè)自身卻不安排任何人跟蹤此事，這是不對的。一旦出現(xiàn)展品延誤、缺失等情況，責(zé)任在運輸方，可損失最大的自然是參展商。
參展商希望在展覽會期間向觀眾展示自己的展品和技術(shù)，但往往因為發(fā)貨不及時貽誤了時機(jī)。展會上，有時候個別展位上空空如野，業(yè)內(nèi)俗稱“開天窗”。出現(xiàn)這種問題是由于參展商從國內(nèi)港(站) 發(fā)貨較晚，導(dǎo)致展品在規(guī)定的抵達(dá)港(站) 時間之后到達(dá)。這會給參展商指定的展品運輸代理帶來提貨、運輸、報關(guān)和報檢等方面的時間壓力，進(jìn)而導(dǎo)致參展商不能及時參展或無法將展示產(chǎn)品擺上展臺。這就要求參展商事先做好運輸籌劃方案。整個方案涉及運輸方式、運輸路線、運輸日程和運輸費用等因素。在確定展品運輸日程時，不僅要考慮運輸所需的時間，還要考慮展品、道具、資料等展覽用品準(zhǔn)備所需時間，以及辦理有關(guān)單證和手續(xù)所需的時間。
展會后，鑒于回運高額的運輸費和復(fù)雜的海關(guān)手續(xù)，雖然展會主辦方是不允許在展會現(xiàn)場買賣樣品，但仍有部分參展企業(yè)會將參展樣品賣掉，或是贈送給意向客戶。如果展品需要回運的企業(yè)要注意，在展品出運前，務(wù)必要填寫完整的展品清冊單(中英文兩種格式)。展品清冊是向國內(nèi)外海關(guān)報關(guān)、清關(guān)的重要單證，也是出售展品時的價格依據(jù)，否則展品回運將會遭遇麻煩。
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